Privacybeleid

Ter borging van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018

Doel van de gegevensverzameling

De buurtvereniging verzamelt persoonsgegevens ten behoeve van de lidmaatschapsovereenkomst tussen buurtvereniging en leden. De persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten. Binnen de buurtvereniging worden deze verwerkt door bestuursleden. De bewaartermijn is gedurende het lidmaatschap en daarna tot maximaal 7 jaar in de boekhouding wanneer verplicht.

Verkrijgen van persoonsgegevens

De buurtvereniging verkrijgt de persoonsgegevens door de aanmelding van een lid bij inschrijving voor lidmaatschap of het aanmelden van een activiteit. De papieren:

  • Inschrijfformulieren voor lidmaatschap worden na digitale verwerking vernietigd
  • inschrijfformulieren voor activiteiten worden na de activiteit vernietigd
  • incasso-formulieren voor contributie worden na de verplichte bewaartermijn vernietigd

Typen persoonsgegevens in bezit

De volgende persoonlijke gegevens worden er bewaard bij Buurtvereniging Kerneelhoven:

  1. NAW-gegevens ten behoeve van onze ledenadministratie en het contacteren over komende activiteiten:
    2. Type gegeven Waar we het voor gebruiken
    Naam Leden aanschrijven per e-mail / brief
    Adres Leden aanschrijven per brief
    Postcode + Woonplaats Leden aanschrijven per brief
    Telefoon# Staat op de contactlijst voor het oud-papier-team ten behoeve van organisatorische doeleinden.
    Voor overige leden is het delen van het telefoonnummer optioneel
    E-mail Leden aanschrijven per e-mail
    Bankrekeningnummer Contributie voldoen via automatische incasso
  2. Bankrekeningnummers (voor overschrijven van contributie) staan tevens in de afgeschermde omgeving van het Rabobank Incasso programma geregistreerd.
  3. In aanvulling op bovenstaande (A & B) bestaat de mogelijkheid dat er foto’s – gemaakt tijdens buurtactiviteiten – op de buurt-website (www.buurtverenigingkerneelhoven.nl) of de Facebook-pagina gezet kunnen worden.
  4. Namen van minderjarigen kunnen gevraagd worden. Dit betreft kind specifieke activiteiten zoals bijvoorbeeld Sinterklaas, filmavond, etc. Deze gegevens zijn activiteit gebonden.

Beheer van de gegevens

De buurtvereniging heeft ‘Dropbox’ als ‘cloud-dienst’ omgeving verkozen voor het bewaren van gegevens. Enkel de leden van het bestuur van de buurtvereniging hebben toegang tot deze bestanden. Toegang tot de gegevens is afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Het wachtwoord van deze cloud-omgeving wordt periodiek gewijzigd, waardoor enkel de actuele bestuursleden toegang hebben. Onze persoonsgegevens worden niet met andere partijen gedeeld en er worden geen lokale back-ups gemaakt. In het geval dat papieren gegevens voor een langere tijd bewaard moeten worden (bijv. incasso) dan worden deze bij desbetreffend bestuurslid in een afgeschermde locatie bewaard.

Verwijderen van gegevens

Een lid kan gegevens en beeldmaterialen van onze website laten verwijderen:

  • Aan het einde van het lidmaatschap. Hiervoor dient het lid een verzoek in bij het secretariaat
  • Tijdens de periode van lidmaatschap. Hiervoor dient het lid een verzoek in bij het secretariaat. Dit kan wel van invloed zijn op de bereikbaarheid van het lid voor het mededelen van nieuwe activiteiten.

Datalekken

Leden van het bestuur zijn op de hoogte gebracht van wat een data-lek is. Ook is bekend waar dit intern gemeld moet worden, zodat wij als vereniging adequaat het data-lek kunnen afhandelen en documenteren.

Publicatie van het privacy beleid

  • Het privacy beleid kan te allen tijde door de leden worden opgevraagd bij het secretariaat
  • Een kopie van deze content staat op de website van de buurtvereniging
  • In het jaar 2018 zijn de bestaande leden per eenmalige papieren post op de hoogte gesteld van het geldende beleid
  • Nieuwe leden worden per inschrijfformulier op de hoogte gebracht van het beleid